【誰でも簡単に!】Googleを活用して仕事を効率化する方法

パパのボヤキ

現役SEの私は

  • 自分の仕事の効率化
  • お客様専用ソフトの開発

を通して身近なソフトから
大企業向けのソフトまで
様々なソフトを扱ってきました。

その結果、たどり着いたのが
仕事の効率化にはGoogleが最適!
という結論です。

現に、今私は
自分の仕事の効率化を
Googleに集約して完結させています。

そこで仕事の効率化の考え方から
実践的なGoogleの活用方法をご紹介します。

これから社会人になる学生さんから
効率化に困っている会社役員さんまで
ぜひ参考にして頂ければと思います。

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仕事の効率化の考え方

  • 働き方改革と言われても、、、
  • リモートワークって何から始めれば、、、
  • 若者とITの話ができない、、、
  • そもそもスマホを使ったことがない、、、

2019年4月から働き方改革が進み
経営だけでなく従業員のためにも
仕事の効率化が必須になっており
お客様や周囲から
効率化の相談が急速に増えました。

そこで私がいつもお伝えすることは、
面倒くさがり屋になりましょう!
ということです。

  • 今の仕事のやり方に不満を言わない
  • 単純作業を苦に感じない

ような方は素晴らしいですし
日本の大事な伝統だと思います。
ですが、効率化には不向きです。

実際に私は究極の面倒くさがり屋です。
だからこそ、自分の業務を
究極に効率化しようと考えます。
お客様の業務を見て
面倒くさい作業を見つけ出し
自動化のご提案ができます。

以上のことから効率化を進めるには
面倒くさがり屋になることが必須なのです!

ITによる効率化の考え方

効率化といっても
むやみにIT化を進めて良いわけでは
ありません。

私もSEとして
お客様の悩みに対して
ソフト開発ではなく
他のアナログな方法を
ご提案することが多々あります。
(会社の売上が下がるのでこっそりですよ)

なので手順としては、
まず上記した通り
面倒くさがり屋になって
業務の問題点を見つけます。
その問題点に対し
柔軟に最善策を見つけ出し、
手段の1つとしてIT化を考えます。

Googleアカウントを作ろう!

ITによる仕事の効率化の中で

無償、導入が簡単、
かつ最適、最強であり
必須ツールとなるのが
Google!

です。

上記した通り
私もいくつものソフトを
扱ってきましたが
今はGoogleに集約しました。

なので、
まずはGoogleを導入し、
不足している部分を他の方法で補う
手順が最善と考えています。

ただし、

Googleには
Gmailやドライブだけでなく
隠れソフトもたくさんあるので
不足することはないと思います。笑

実際に私がそうです。

また個々の機能別で見ると
Dropbox、Evernoteなど
特化したソフトに劣る部分もありますが、
複数のソフトを導入することには

  • アカウントの管理が手間
  • ソフト間の連携が逆に非効率
  • データが散らばり行方不明

になるなど実はリスクが多くあるので
まずはGoogleからはじめましょう!

ちなみにアカウントの作成、
各ソフトの使い方は
検索してください。
でもそういった情報が多い点も
大きなメリットになります

Googleアカウントの作成

まずはGoogleアカウントを作成しましょう。
15GBの保存領域とメールアドレス1つが
無償で用意されます。

有料プランもありますが
私は無料プランで何年も運用しています。
必要に応じて検討してください。

容量不足に対して
文書はGoogle製を使用すれば
容量に含まれなくなったり
画像はGoogleフォトを使用すれば
容量無制限になったり
その辺も情報がたくさんあるので
必要に応じて調べてみて下さい。

Google Chrome(クローム)

アカウント作成後、
まずはChromをインストールしましょう。

Chromeはインターネットブラウザです。
Windowsの方はWEBを見るのに
Internet Explorerを使用しますよね。
それをChromeに変更します。

そして、Chromeへ
Googleアカウントでログインすることで
ログイン状態が保持され、
様々なサービスへ簡単に
アクセスすることができるようになります。

そして私が最も重宝しているのが
ブックマークの連動機能
です。
Chromeにブックマークを追加すると
Googleアカウントに保存されるので
別のパソコンのChromeにも
連動させることができます。

そのため、私も職場のパソコンの
デスクトップとノートのブックマークを
自動で連動させています。
またパソコン故障時にも
別のパソコンのChromeにログインするだけで
ブックマークを復元することが
できてしまいます。

また、Chromeはスマホアプリもあり、
ブックマーク、閲覧履歴を
スマホと共有することもできます。

最近ではChromeにしか対応していない
WEBサイトがあるほど優れているので、
もしGoogleアカウントを使わない人でも
Chromeは必須ツールといえます。

Googleドライブ

Chromeの次はこれ!
Googleドライブも必須です。

これはインターネット上の共有フォルダであり
様々なファイルを保管することができます。
とは言っても、デフォルトでは非共有ですので
自分専用のスペースとして使用可能です。

メインの使用方法としては
バックアップ
です。

パソコンにGoogleドライブを
インストールし、
フォルダを指定すると
そのフォルダが自動で
Googleドライブと連動し、
実質バックアップされることになります。

Googleドライブには
スマホアプリもありますので
連動されたフォルダを
ブラウザだけでなく
アプリから見ることも
できます。

また、他のGoogleユーザへ
共有することもできるので
社内共有にも使用することが
可能です。

バックアップ、効率化、共有が
無償で同時に行える
Googleドライブを使わない手は
ありません。

Gmail(ジーメール)

有名なメールソフトです。
Googleアカウントに紐づく
〇〇@Gmail.comが
もともと設定されているのですが、
実は別のメールアドレスを登録して
送受信することも可能です。

私も会社のアドレスを登録し、

  • 通常時は会社のアドレスを使用
  • メルマガやWEBサイトの登録には
    Gmailのアドレスを使用

と使い分けています。

Gmailにはスマホアプリがあるので
パソコン、スマホでまったく同じ
内容を見ることができます。

受信メールを転送する方法もありますが、

  • パソコンで見ても
    スマホでは既読にならない
  • 返信ができない

といったデメリットがありますが
Gmailは完全に連動しており
問題ありません。

更にGmailは
添付ファイルを
Googleドライブに保存
することができ、
即時共有することが可能です。

Googleに集約するメリットです。

また、今はセキュリティ対策も
必須となりますが、
Gmailの迷惑メール判定機能は
世界一と言われています。

それが無償ですから
使わない手はないですよね。

Google Keep

意外と知られていないのが
Google Keep
です。

簡単に言ってしまえば
Google製のEvernoteですね。
とにかく何でも保存することができます。

私も今まで気になる記事とかを
ブックマークに残していましたが、
後から探し出せないことや
コメントを残せないことから
ただただ溜まってく一方でした。

そこでこのGoogle Keepを導入したことで
何でも気になることは
タグをつけてKeepに残しています。
すると、後からいろいろな条件で
検索ができるため
とても有効活用できています。
ブックマークもスッキリしました。

それと、Keepには
チェックリスト機能
があるので、
仕事、プライベートのやることリストを
それぞれ作成しています。

Keepにもスマホアプリがあるので
どこにいても閲覧、更新が可能です。

まとめ

無償であるGoogleのソフトを
最大限活用することで
効率化を手軽に進めましょう!

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